系统管理软件的功能是对系统所有的设备和数据进行管理，有以下7项内容。
（1）设备注册 如在增加控制器或是卡片时，需要重新登记，以使其有效；在减少控制器或是卡片遗失、人员变动时使其失效。
（2）级别设定 在已注册的卡片中设定哪些人可以通过，哪些门，哪些人不可以通过。某个控制器可以让哪些卡片通过，不允许哪些通过。对于计算机的操作要设定密码，以控制哪些人可以操作。
（3）时间管理 可以设定某些控制器在什么时间可以或不可以允许持卡人通过，哪些卡片在什么时间可以或不可以通过哪些门等。
（4）数据库的管理 对系统所记录的数据进行转存、备份、存档和读取等处理。
（5）事件记录 系统正常运行时，对各种出入事件、异常事件及其处理方式进行记录，保存在数据库中以备日后查询。
（6）报表生成 能够根据要求定时或随机地生成各种报表。如可以查找某个人在某段时间内的出入情况，某个门在某段时间内都有谁进出等，生成报表，并可以用打印机打印出来，进而组合出“考勤管理”、巡更管理“、”会议室管理“等。
（7）网间通信 系统不是作为一个单一的系统存在，它要向其他系统传送信息。如在有非法闯入时，要向电视监视系统发出信息，使摄像机能监视该处情况，并进行录像，所以要有系统之间通信的支持。
管理系统除了完成所要求的功能外，还应有漂亮、直观的人机界面，使人员便于操作。