门禁系统的总成本，可分为采购成本与维运成本。采购成本为一次性费用，是企业采购门禁系统的实际价格，此成本明确。而维运成本则为长期性不间断的费用，也就是企业为了门禁系统持续运作所投入的人力与物力，这对于长期使用门禁的企业而言，经年累月维运成本的累积，会是**大的负担。

　　一般门禁管理系统的维运成本十分昂贵，需要花费很多人力且数据错误百出，门禁安全性极低，产出效果十分有限。

　　因此，门禁管理系统若能与HR系统、签核系统、考勤系统、企业入口网站等连结(如图一)，方可发挥门禁管理系统的**大效益，并降低维运成本。

　　而系统之间的链接，又以「自动化」为**的选择。系统自动化可降低人为操作，一来减少人员操作成本，二来降低人员操作的错误。以下将分述降低维运成本**重要的方法。

　　当企业有新进人员到职时，人事管理员会将新进员工的人事数据，如：工号、姓名、卡号、部门、职称、性别等，输入HR系统。此时，门禁系统应依照新进员工的部门、职称、性别等数据，自动且实时于到职日，依权限规则开通，让该员可依权限进出自己的部门及公共区域，也可持卡做考勤刷卡及用餐刷卡。反之，当人事管理员在HR系统中标注此人员离职时，门禁系统应该自动于离职日关闭该离职员工的所有门禁、考勤及用餐权限。

　　当人员因为工作需要额外开通某些出入口权限时，会使用企业的门禁申请签核流程，该流程可能是电子签核流程。当门禁权限被核可后，门禁系统应该自动且实时开通该员申请的出入口权限。

　　刷卡除了作为门禁管制外，一般也作为考勤上下班的打卡依据。传统上是利用文本文件将考勤刷卡数据以批次方式汇入考勤系统。但此种方法，无法让管理人员实时掌握员工的出缺勤状态，无法做到实时管理的效率要求。门禁管理系统应该将考勤刷卡数据实时写入考勤系统中。

　　企业内部入口网站，是整合企业内常用的网络资源。入口网站可以显示员工**近考勤及用餐刷卡记录，因为实时搜寻刷卡资料，员工便可以在**时间做自我考勤管理或反应考勤异常，完全无需人事管理者手动通知。

　　而在高安全区域出入口，员工个人进出密码可透过企业入口网站，让员工设定自己的门禁密码，进而启用刷卡+密码的双重验证功能。以上与各系统的自动化链接，皆是做到既可精准管制人员门禁权限，又能降低管理成本的有效方法。